Как сэкономить на бумаге в кризис: опыт УО и меры от органов власти

ЖКХ

Как сэкономить на бумаге в кризис: опыт МА и меры властей

Сегодня мы продолжаем говорить о том, как сохранить UO и ТСЖ на бумаге после их резкого подорожания. Читайте об опыте управляющих ЖКХ по переводу собственников на электронные квитанции, а также о других способах снижения расхода бумаги при ведении МКД.

Уменьшить размер квитанций, печатать их на более дешёвой бумаге или по запросу жителей

Мы уже писали о том, что из-за подорожания бумаги управляющие организации и ТСЖ оказались в сложной ситуации: печать платежных документов резко подорожала, а компании не успели включить это в размере платы собственников.

Управдомы тут же стали рассматривать разные варианты, как выставить счет жильцам дома и не тратить все деньги на бумагу:

  • распечатывать их раз в три месяца, выставляя счет заранее за этот период;
  • выдача «до востребования», когда житель дома получает бумажную квитанцию ​​после обращения в ТСЖ или ЖУ;
  • используйте обратную сторону черновиков для печати;
  • уменьшить размер платежа вдвое, с А4 до А5;
  • купить более дешевую экологическую бумагу.

Как АМ может выдавать квитанции за ЖКУ, если цена их печати сильно выросла

После внесения изменений в НПА отказаться от направления квитанций за ЖКУ на бумаге

Основной способ сэкономить на бумаге при выдаче квитанции, о котором говорили и АМ, и власти, — заменить их электронными и отправить владельцам по электронной почте или в мессенджерах.

В Минцифре и Минстрое России считают, что переход на электронные платежи в ЖКХ необходим. У ФССП и ГИБДД схожий опыт отправки документов: Почта России уже присылает электронные уведомления. Государственные учреждения должны перейти на безбумажную и цифровую доставку своих писем по умолчанию.

Читайте также:  5 самых частых вопросов о замене счетчиков. Юрист по ЖКХ отвечает на вопросы читателей

«Сегодня мы обсуждаем с Минстроем инициативу об отказе от обязательного представления счетов за жилищно-коммунальные услуги на бумажном носителе», — сообщил Максут Шадаев, глава Минцифры РФ. Поправки к НПА уже разрабатываются. Этот формат ускорит доставку квитанции с семи дней до нескольких секунд. В то же время Кабинет Министров не предлагает полного отказа от бумажных уведомлений. Они останутся для определенных категорий граждан, например, старшего поколения.

Довести до сведения собственников, почему важно отказаться от бумажной квитанции и как это сделать

Электронные квитанции в практике организаций ЖКХ появились не сейчас – некоторые исполнители ЖКХ уже несколько лет активно работают над переводом жильцов домов на получение квитанций по электронной почте или через мессенджеры. Управляющие домами, участники Telegram-чата Ассоциации P1, поделились своим опытом в этой сфере».

Директор УК «Азбука Быта», член Экспертного совета Ассоциации R1 Татьяна Демина рассказала, что в целях увеличения количества собственников, получающих квитанции в электронном виде, компания опубликовала объявление в группе «ВКонтакте» в марта, в котором напомнили соседям о возможности получать электронные квитанции за коммунальные услуги по электронной почте.

Как сэкономить на бумаге в кризис: опыт МА и меры властей

Алгоритм перехода на новый формат получения счетов от УК «Азбука Быта

Как отметила Татьяна Демина, с момента публикации публикации в марте рост запросов на получение квитанций по электронной почте увеличился на 15,7% по сравнению с февралем.

Как МА переводит клиентов на онлайн-сервисы и онлайн-платежи

С согласия собственников направлять им электронные квитанции с помощью специальных программ

Наталья Каткова, президент ярославской ТСН «Московский квартал», рассказала, что при открытии личного кабинета ассоциация запрашивает у собственников адрес электронной почты и согласие на получение электронной квитанции, а также вводит адрес в программу расчета.

Читайте также:  Минэк РФ: кабмин не запретил проверки при изменении реестра лицензий

Житель дома может дать согласие на изменение формата квитанции в чате обмена сообщениями, созданном ТСН для жильцов, либо заполнить отдельное согласие и передать его президенту:

Как сэкономить на бумаге в кризис: опыт МА и меры властей

Как отметила Наталья Каткова, теперь в ТСН жители около 75% помещений в МКД получают электронные квитанции.

Для разовой сдачи сформированных электронных счетов-фактур объединение использует то же программное обеспечение для ЖКХ, что и для расчета тарифов. Программа формирует квитанции и отправляет их со специально созданного компанией электронного почтового ящика. Для этого сотрудник, работающий над программой, вводит адрес электронной почты и отмечает отправку ПДн в электронном формате.

«Перед отправкой система позволяет приложить к письму любой документ с распиской для всех или лично. Отправка осуществляется в один клик, ее делает сотрудник, ответственный за расчет платы за ЖКУ», — рассказал президент ТСН.

Арслан Гасанов из УК GREEN SERVICE отметил, что подача электронных квитанций через платежную программу проста. Настроек практически нет, достаточно ввести адрес электронной почты в личных кабинетах. Программа отправит счета за коммунальные услуги всем владельцам недвижимости, предоставившим такие данные. После этого бумажные платежные документы будут распечатаны на остальных лицевых счетах. Программа не будет печатать счета, успешно отправленные по электронной почте.

Использовать цифровые решения для подготовки документов и проведения ОСС

МА и ТСЖ тратят бумагу не только на печать платежных документов, но и, например, на проведение общих собраний собственников. Стоимость проведения ОСС в связи с подорожанием бумаги также увеличилась: необходимо оповестить жильцов дома о проведении собрания, распечатать повестку дня и бюллетени, а также пакет документов для ознакомления собственников с их перед встречей.

Как сэкономить на бумаге в кризис: опыт МА и меры властей

Управляющая компания «Азбука Быта» нашла выход в такой ситуации – в уведомлении о ближайшем собрании компания ставит QR-код.

О том, как сэкономить при проведении митингов, рассказали и в Ставропольском органе ГЖН. Он рекомендовал АМ и собственникам проводить собрания с использованием системы: если собрание проводится через ГИС ЖКХ, то никаких бумажных документов в инспекцию отправлять не нужно.

Читайте также:  Власти Подмосковья будут назначать льготы на оплату ЖКУ автоматически

Опыт управления: как сделать общее собрание собственников на YouTube

Организовать в компании электронный документооборот

Еще один способ снизить затраты на бумагу для ГА — перейти на внутренний электронный документооборот. Это позволит вам не печатать заметки, приказы и другие внутренние акты компании. Сотрудники смогут быстро отправлять обращения или жалобы коллегам в другие отделы в электронном виде, вместо того, чтобы размножать бумажные копии.

Электронный документооборот также поможет выстроить систему передачи задач, постановки и контроля времени их выполнения, ведения архива документов в компании.

Автоматизировать работу АДС для приёма заявок и работы с ними

Электронный формат документооборота также важен для работы АДС, которая принимает и фиксирует запросы, а затем передает их сотрудникам для исполнения. Для экономии бумаги и времени диспетчеров рекомендуем МА автоматизировать работу аварийно-диспетчерской службы.

Это можно сделать с помощью сервиса ADS 100%. Он прост в использовании, уже содержит электронную запись и позволяет:

  • записывать всю информацию о запросах потребителей,
  • назначить исполнителей,
  • отправить им информацию онлайн о новом приложении,
  • прикрепить файлы и записи разговоров,
  • управлять бумажной работой.

Оставьте заявку на участие в 30-дневном бесплатном пробном периоде и использование сервиса ADS на 100%».

канал,

Интернет-портал для МА и ТСЖ

Вконтакте

Об авторе
Об авторе
В сферу недвижимости вовлечен уже более 25 лет. За это время узнал много нового, провел сотни сделок по покупке и продажи жилья. Круг знакомых советовал постоянно делиться своими советами в интернете. Вот теперь все могут познакомиться с рынком жилья через меня.
Главный редактор go2house.ru
Оцените статью
go2house.ru
Добавить комментарий